TUC skrev ut examensbeviset för hand, och skannade sedan in det igen åt myndigheten

TL;DR: TUC skrev tidigare ut varje intyg för hand, samlade in signaturer från avdelningschefer, fyllde kuvert och postade, och en del kom i retur varje gång eftersom studenter hade flyttat. Sedan skulle varje intyg skannas och skickas till Myndigheten för yrkeshögskolan. Pappersdokumentet gjordes till en fil efter att ha gjorts till papper. TRUE utfärdar nu intygen direkt från TUC:s lärplattform. Flera tusen har gått ut den vägen.

Vad innebar den gamla processen?

Ann-Louise Rubin är systemansvarig på TUC. Hennes jobb är att hitta det arbete som tar längre tid än det borde. I flera år stod en process emot.

”Vi brukade skriva ut varje enskilt intyg för hand. Sedan jagade vi signaturer från avdelningschefer, fyllde kuvert och kontrollerade adresser, bara för att en hel del kom i retur när studenterna flyttat och glömt att uppdatera sina uppgifter.”

Läs sista ledet en gång till. Felet låg inte i utskriften eller signeringen. Det låg i att skolans viktigaste dokument hängde på en hemadress en student uppgett två år tidigare.

Varför fanns det en andra runda arbete?

För att TUC är en yrkeshögskola, och en svensk yrkeshögskola rapporterar till Myndigheten för yrkeshögskolan. Varje intyg skulle skannas och skickas vidare.

Ordningen blev alltså: skapa dokumentet digitalt, skriv ut det, signera det, skanna in det igen, posta papperet och skicka skanningen till myndigheten. En digital fil blev papper och sedan en fil igen, och en människa gjorde varje steg.

”Det tog tid, det blev lätt fel, och ärligt talat var det ingens favoritsyssla.”

Vad förändrades?

TRUE kopplades till lärplattformen TUC redan använde. En avslutad kurs ger nu ett färdigt intyg: inga utskrifter, inga kuvert, ingen jakt på signaturer, och inget att posta till en adress som kan vara gammal.

”Det jag gillar mest är att vi nu har en direkt koppling mellan TRUE och vårt LMS. Det manuella arbetet är borta, och med det mycket stress.”

Flera tusen intyg har utfärdats den här vägen, och de har visats tiotusentals gånger. Mottagaren kan inte tappa bort ett, vilket tar bort returproblemet i stället för att lösa det.

Vad betyder det för en skola som växer?

TUC har startat nya program och öppnat ett campus i Skellefteå. Varje nytt program lade tidigare till sin egen andel utskrifter, signaturer och skanningar, vilket är den sortens kostnad som växer med framgången och är lätt att missa tills den svider.

”TRUE sparar oss inte bara tid. Det gör det möjligt att växa utan att tumma på kvaliteten.”

Det är meningen en skola bör läsa två gånger. Den gamla processen hindrade inte TUC från att växa. Den beskattade varje steg av tillväxten.

Läs mer

TUC beskriver sina utbildningar på tucsweden.se. Två andra yrkeshögskolor som tog bort samma arbete: YH Akademin och Nackademin.

Vanliga frågor

Hur såg TUC:s process för examensbevis ut tidigare?

Varje intyg skrevs ut för hand, signerades av avdelningschefer, lades i kuvert och postades. En del kom i retur varje gång, eftersom studenter hade flyttat utan att uppdatera sin adress.

Varför behövde TUC dessutom skanna intygen?

För att en svensk yrkeshögskola rapporterar till Myndigheten för yrkeshögskolan. Varje intyg skulle skannas och skickas vidare, så dokumentet gjordes till papper och sedan tillbaka till en fil.

Hur utfärdas TUC:s intyg nu?

Automatiskt, direkt från lärplattformen. TRUE är kopplat till TUC:s LMS, så en avslutad kurs ger ett färdigt intyg utan utskrifter, kuvert eller jakt på signaturer.

Hur många intyg har TUC utfärdat den här vägen?

Flera tusen, visade tiotusentals gånger.

Hjälpte förändringen TUC att växa?

Ann-Louise Rubin säger att TRUE inte bara sparar tid, utan gör det möjligt att växa utan att tumma på kvaliteten. TUC har startat nya program och öppnat ett campus i Skellefteå.