Så slutade SIH låta studenten vänta på en chef

Sammanfattning: SIH, Stockholms Internationella Handelsskola, är en svensk yrkeshögskola med utbildningar inom ekonomi, hållbarhet och säkerhet. Examensbevisen utfärdades förut på papper och på plats, vilket krävde att en representant från ledningen samordnades dit, så en student som blev klar utanför det fönstret fick vänta. I dag utfärdas bevisen digitalt via TRUE på mycket kortare tid, med färdiga mallar för varje typ av dokument och blockkedjeteknik bakom.

Isabella Larsson är utbildningsledare på SIH, Stockholms Internationella Handelsskola, en yrkeshögskola vars fokusområden omfattar ekonomi, hållbarhet och säkerhet. Hon driver flera av utbildningarna och följer studenterna från deras första dag ända tills de tar examen.

Det är vid examen den gamla processen stod i vägen för henne.

Hur såg utfärdandet ut före TRUE?

Utskrifter, och en person som måste stå i byggnaden. Skolan driver många utbildningar med många studenter i, så den administrativa bördan multiplicerades med varje kull i stället för att ligga still.

”När det gäller våra bevis och diplom, så var vår hantering innan vi började använda TRUE föråldrad och krävde mycket administrativ tid. Processen inkluderade många utskrifter och krävde att utfärdare var fysiskt närvarande för att distribuera bevisen. Detta var särskilt tidskrävande eftersom vi har många olika utbildningar och många studenter som behöver sina bevis.”

Vad kostade det studenten?

Tid hen inte kunde korta ned, av ett skäl som inte hade med hen att göra. Den som tar examen gör det oftast för att söka något: ett jobb, en vidareutbildning, en behörighet. Beviset är det som står mellan hen och ansökan.

”En av de största utmaningarna var att vi var begränsade till att utfärda examensbevis på plats med pappersdokument. Detta begränsade vår förmåga att agera snabbt. Om en student exempelvis kompletterade sin utbildning och skulle få sitt examensbevis utfärdat, var processen tidskrävande. Vi var tvungna att samordna närvaron av en representant från ledningen på plats, vilket innebar att studenten ibland fick vänta länge på sitt bevis.”

Isabella Larsson, utbildningsledare, SIH

Väntan var ett kalenderproblem mellan två kollegor, och den slog hårdast mot den student Larsson nämner: den som kompletterar i otakt med resten av klassen. Det är normalt någon som behövt ta igen, av skäl som sällan var akademiska. Den gamla processen lät den personen vänta längst av alla.

Hur ser det ut i dag?

Allt hanteras digitalt och beviset kommer på mycket kortare tid. Larsson kallar det en betydligt smidigare och snabbare upplevelse för studenterna, och säger att det är en förbättring skolan är mycket nöjd med. Ingen samordnar längre någons kalender för att släppa ett dokument.

Vad får skolan ut av det?

Ett ställe för en uppsättning dokument som tidigare hanterades var för sig, vilket betyder mer än det låter när en skola driver flera utbildningar och flera sorters bevis. Varje typ av intyg SIH utfärdar kommer nu ur samma system, i stället för ur den process som råkade växa fram kring det.

”Jag uppskattar möjligheten att samla alla våra olika bevis och intyg på ett och samma ställe. Det sparar tid och ger oss möjlighet att använda färdiga mallar som är anpassade för varje typ av intyg vi behöver utfärda. Jag känner mig även trygg med att våra dokument är säkrade med blockkedjeteknik, vilket gör det svårare att förfalska dem.”

Isabella Larsson, utbildningsledare, SIH

Mallarna är den del som växer med tiden. Utan dem kommer varje ny utbildning som en ny manuell process, och SIH lägger till utbildningar regelbundet: tre har nyligen startat, inom tull, growth marketing och content marketing, vid sidan av diplomutbildningen till säkerhetsskyddschef, som nu går både i Stockholm och Malmö. Se så formger du ett professionellt intyg för vad som ingår i ett.

Vad vill SIH se härnäst?

Kontroll över designen. Larsson vill att användarna själva ska kunna anpassa diplommallarna efterhand, eller anpassa en för ett specifikt utskick, utan att gå tillbaka till någon för att få det gjort.

Läs vidare

SIH presenterar sina utbildningar på sin egen sajt: SIH. Två andra svenska yrkeshögskolor som tog bort det manuella steget ur ett reglerat examensbevis: TUC och IHM Business School. Om just den reglerade sidan, se digitala examensbevis inom yrkeshögskolan.

Vanliga frågor

Vad är SIH?

SIH är Stockholms Internationella Handelsskola, en svensk yrkeshögskola som erbjuder en mängd olika utbildningar, med fokusområden inom ekonomi, hållbarhet och säkerhet.

Varför fick studenterna på SIH vänta på sitt bevis?

För att examensbevisen var pappersdokument som utfärdades på plats, vilket krävde att en representant från ledningen samordnades dit. En student som blev klar utanför det fönstret fick ibland vänta länge.

Hur utfärdas bevisen i dag?

Digitalt, via TRUE. Skolan säger att det gett studenterna en betydligt smidigare och snabbare upplevelse och en mycket kortare väntan.

Vad uppskattar SIH mest med TRUE?

Att samla alla sina olika bevis och intyg på ett och samma ställe, med färdiga mallar för varje typ, och att veta att dokumenten är säkrade med blockkedjeteknik och därmed svårare att förfalska.

Vad är nytt på SIH?

Tre utbildningar har nyligen startat, inom tull, growth marketing och content marketing, vid sidan av diplomutbildningen till säkerhetsskyddschef. De går både i Stockholm och Malmö.