Åtta veckor: så byggde Bolagsverket Proof of Business och fick ett regeringsuppdrag

TL;DR: När nyregistreringarna av företag ökade kraftigt under pandemin blev det tydligt hur mycket administration företagare bar på, med intyg och tillstånd från olika myndigheter i olika format. Bolagsverket byggde ett koncept kallat Proof of Business tillsammans med TRUE på åtta veckor, och fick sedan ett regeringsuppdrag att utreda en andra fas som omfattar licenser, varumärkescertifikat och företagsregistreringar.

Vilket problem tittade Bolagsverket på?

Högen på företagarens skrivbord.

När nyregistreringarna ökade kraftigt under pandemin blev ineffektiviteten i traditionell dokumenthantering svår att bortse från. Den som startade ett företag samlade på sig intyg och tillstånd från flera myndigheter, vart och ett i sitt eget format, och vart och ett behövde tas fram på nytt varje gång någon frågade.

Bolagsverket ville ha något annat: en digital plats där en företagare kunde nå alla dokument de behövde, säkert.

Vad byggde de?

Ett koncept kallat Proof of Business, framtaget tillsammans med TRUE. Officiella dokument blir säkra digitala poster som vem som helst kan verifiera, i stället för filer ett företag måste skicka runt och en motpart måste ta på förtroende.

Det som är värt att notera är tidsåtgången.

”Med hjälp av TRUE tog det åtta veckor att sätta upp vårt koncept Proof of Business.”

Erika Sjödin är Innovation Officer på Bolagsverket. Åtta veckor är inte ett normalt tal för en myndighet som bygger ny digital infrastruktur, och det är skälet till att andra fasen finns.

Vad hände sedan?

”Vi har precis fått ett regeringsuppdrag att utreda det här i en andra fas. I det steget fokuserar vi på licenser, varumärkescertifikat, företagsregistreringar och liknande.”

Den ordningen är det verkliga resultatet. Ett koncept som fungerar ger ett uppdrag, och ett uppdrag ger omfattning: dokumenten i fas två är precis de som företag oftast ombeds bevisa.

Varför behöver ett dokument från en myndighet verifieras alls?

För att myndigheten inte är i rummet. Ett intyg utfärdat av ett offentligt organ har tyngd av ett enda skäl: var det kommer ifrån, och en pdf tar bort det enda som gjorde det trovärdigt.

Så fort ett dokument går att kontrollera direkt slutar motparten lita på att något ser officiellt ut och börjar lita på själva posten. Det är en annan grund för offentligt förtroende, och den skalar på ett sätt telefonsamtal inte gör.

Vad sätter det för prejudikat?

För hur en myndighet kan hantera sina egna handlingar. Genom att göra dokumenten manipuleringssäkra och lätta att verifiera höjde Bolagsverket både förtroendet och effektiviteten i en offentlig tjänst, och gjorde det som ett fungerande koncept i stället för en utredning.

När myndigheter i andra länder arbetar med samma frågor erbjuder samarbetet något mer användbart än en teori: en myndighet som byggde saken, på veckor, och sedan ombads bygga mer av den.

Läs mer

Bolagsverket beskriver sitt arbete på bolagsverket.se. Två auktorisationsgivare vars dokument bär ett reglerat påstående: GVK och Golvbranschen.

Vanliga frågor

Vad är Bolagsverket?

Myndigheten som registrerar företag i Sverige och håller det officiella registret över vilka de är.

Vad är Proof of Business?

Ett koncept Bolagsverket tog fram tillsammans med TRUE, som ger företagare deras officiella dokument i en säker digital form som går att verifiera i stället för att tas på förtroende.

Hur lång tid tog det att bygga?

Åtta veckor, enligt Erika Sjödin, Innovation Officer på Bolagsverket.

Vad hände efter första fasen?

Bolagsverket fick ett regeringsuppdrag att utreda en andra fas, som omfattar licenser, varumärkescertifikat och företagsregistreringar.

Varför spelar det roll utanför Sverige?

För att det visar en myndighet som gör sina egna dokument verifierbara, vilket sätter ett exempel för hur offentlig sektor kan hantera officiella handlingar.