Sammanfattning: Arbetsmiljöforum by Metodicum utvecklar och driver ett femtontal arbetsmiljöutbildningar och utbildar drygt 4 000 personer varje år. Intygen bars förut för hand mellan CRM-systemet och dokument i Word och pdf, vilket gjorde varje ändring så långsam att organisationen slutade göra dem. I dag kopplar TRUE direkt mot CRM, ändringar sker på ett ställe, och samma system utfärdar även medlemsbevis och certifieringar.
Jonas Gustafsson utvecklar och organiserar allt kring arbetsmiljöutbildningarna på Arbetsmiljöforum by Metodicum. Cirka 15 utbildningar. Drygt 4 000 personer utbildade varje år, inom ett område där materialet måste hålla jämna steg med regelverket bakom det.
De bar uppgifterna för hand. Deltagaruppgifterna låg i ett CRM-system, intygen i Word och pdf, och en människa stod emellan och skrev om det systemen inte kunde skicka till varandra. Den uppenbara kostnaden för det är tid, och den uppenbara kostnaden var inte den som spelade roll.
”Tidigare var det manuell hantering mellan CRM-system och intyg i Word och PDF, vilket medförde att varje ändring tog lång tid och gjorde att vi undvek ändringar och förnyelse.”
För att den sätter ett pris på varje förbättring, och ingen skriver ned det priset. Ingen faktura visar utbildningen som inte uppdaterades, formuleringen som fick stå kvar fel ett år till, eller intygsdesignen som åldrades tyst i bakgrunden. En process som gör förändring dyr bromsar inte bara en organisation. Den bestämmer vad organisationen slutar göra, utan att någon valt det.
Femton utbildningar och 4 000 deltagare om året är den skala där fällan slår igen. Stort nog att en enda ändring multipliceras över varje framtida utskick. Litet nog att ingen är anställd för att ta smällen.
En koppling, och ett ställe att redigera på. TRUE läser det CRM Arbetsmiljöforum redan kör, så en ändring i ett diplom görs en gång och varje utskick därefter bär den. Gustafsson lägger till en andra förflyttning som betyder mer för mottagarna än för kansliet.
”Nu när vi har kopplingar direkt till vårt CRM och kan skapa många olika diplom så görs ändringar bara på ett ställe. När diplom skickas så är det enkelt för varje medarbetare att hitta och ändra sina egna diplom.”
Jonas Gustafsson, utbildningsansvarig, Arbetsmiljöforum by Metodicum
Organisationen ser också om deltagaren fått sitt diplom, och mottagaren kan rätta sina egna uppgifter. Ett felstavat namn rättas numera av den som upptäckte det, vilket är kortast möjliga väg och den enda som aldrig når kansliet.
Mer än kursintyg, vilket är vad som händer när utfärdandet slutar göra ont. Organisationen har börjat använda samma system för medlemsbevis och för licenser, och hittar fortfarande nya användningsområden.
”Vi letar hela tiden nya sätt att använda True som till medlemsbevis, certifieringar med mera. Det är så mycket enklare att utfärda intyg, diplom eller medlemsbevis än det var tidigare.”
Jonas Gustafsson, utbildningsansvarig, Arbetsmiljöforum by Metodicum
En ny certifieringsutbildning för skyddsombud går också på det, vid sidan av nya nätverk inom olika arbetsmiljöområden. Deltagarna får intyget via TRUE och lägger upp det på LinkedIn som bevis på kompetens, en användning en Word-fil aldrig hade. Om just medlemsbevis, läs hur medlemsbevis fungerar.
Tydligare hantering av course id. Eftersom organisationen ändrar det vid varje utskick är gången svår att följa: ändra, tryck continue, och sökningen går fortfarande på det gamla. Tryck test eller save API och den frågar om du inte ska spara först. Det är precis återkoppling från någon som gör det här varje vecka, och den står här som deras.
Arbetsmiljöforum presenterar sina utbildningar på sin egen sajt: Arbetsmiljöforum. För vad en direktkoppling mot ett befintligt system innebär, se intygsintegration via API eller TRUE:s API. En annan medlemsorganisation som automatiserade bevisen till flera tusen medlemmar: Di Close.
Drygt 4 000 personer. Utbildningsansvarige utvecklar och organiserar cirka 15 arbetsmiljöutbildningar totalt.
Manuellt, mellan CRM-systemet och intyg i Word och pdf. Varje ändring tog lång tid, vilket gjorde att organisationen undvek ändringar och förnyelse helt.
Ändringar görs en gång. TRUE kopplar direkt mot CRM, många olika diplom kan skapas, och varje medarbetare kan hitta och ändra sina egna diplom när de skickas.
Ja, även för medlemsbevis och licenser. Organisationen säger att det är mycket enklare att utfärda intyg, diplom eller medlemsbevis än tidigare.
De publicerar det. Deltagarna i certifieringsutbildningen för skyddsombud får intyget via TRUE och delar det på LinkedIn och i andra sociala medier som bevis på kompetens.
Varje organisation på de här sidorna började med samma fråga. Ge oss trettio minuter så visar vi vad era egna dokument skulle vara värda.
Boka ett samtalInte säker på var du ska börja? Låt oss hjälpa till!
Betrodda av ledande organisationer världen över
