Signera anställningsavtal digitalt

Går det att signera anställningsavtal digitalt?

Ja. Ett anställningsavtal kan ingås muntligt, på papper eller digitalt. Svensk rätt ställer inga formkrav på själva avtalet, och eIDAS-förordningen (910/2014) slår fast i artikel 25.1 att en elektronisk underskrift inte får nekas rättslig verkan enbart på grund av att den har elektronisk form.

Den intressanta frågan kommer efter den juridiska. Vad kan du visa om någon ett år senare säger att hen aldrig skrev under, eller att lönen stod till ett annat belopp?

En inscannad namnteckning i en mejltråd svarar inte på det. TRUE Sign loggar när avtalet skickades, när länken öppnades, från vilken mejladress och när sista parten skrev under. Loggen följer med i den förseglade PDF:en och går att kontrollera utan att fråga oss.

Vad kräver lagen när du anställer?

Skriftlig information om villkoren, inte en underskrift på papper. Enligt 6 c § lagen (1982:80) om anställningsskydd ska arbetsgivaren lämna skriftlig information om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet senast den sjunde kalenderdagen efter att arbetstagaren har börjat arbeta. Ytterligare uppgifter ska lämnas senast en månad efter första arbetsdagen.

Paragrafen fick sin nuvarande lydelse genom SFS 2022:835, när EU:s arbetsvillkorsdirektiv genomfördes i svensk rätt.

Sju kalenderdagar är kort tid för en HR-ansvarig som rekryterar tre personer parallellt. Avtalet skrivs, mejlas, och blir liggande hos en kandidat som tycker att skrivaren på jobbet aldrig fungerar. Med en länk som visar status i klartext ser du vem som har öppnat, vem som har skrivit under och vem som behöver en påminnelse.

Hur skickar du ett anställningsavtal för signering?

Ladda upp PDF:en, lägg till den som ska skriva under, placera signaturfälten och skicka. Varje part får en personlig länk och signerar på valfri enhet.

1. Ladda upp avtalet

   Din färdiga PDF, samma dokument som du annars hade skrivit ut.

2. Lägg till signerarna

   Namn och mejladress på den som ska anställas och den som tecknar firma.

3. Placera fälten

   Signatur, datum och de fält du vill att motparten fyller i.

4. Skicka

   Var och en får en personlig länk. Ingen behöver skapa konto eller installera något.

5. Förseglas

   När sista parten skrivit under förseglas dokumentet och alla får den färdiga PDF:en.

Vilket bevis finns på att den anställda skrev under?

Varje färdigsignerat dokument förseglas med ett Proof of Signing: tidsstämplar för varje händelse, vilken mejladress som öppnade och signerade, och ett SHA 256 fingeravtryck av den färdiga filen. Fingeravtrycket skrivs till en blockkedja.

Ändras ett enda tecken i PDF:en stämmer inte fingeravtrycket längre. Den som fått dokumentet kan kontrollera det själv i TRUE Verify, gratis och utan konto.

Identiteten knyts idag till mejladressen som fick länken. Vill du läsa hur förseglingen och lagringen fungerar finns detaljerna på sidan om säkerhet.

När räcker inte en elektronisk signatur?

När lagen ställer formkrav. En framtidsfullmakt ska enligt 4 § lagen (2017:310) om framtidsfullmakter skrivas under i två vittnens samtidiga närvaro, och köp av fast egendom kräver en köpehandling som skrivs under av säljaren och köparen enligt 4 kap. 1 § jordabalken.

Anställningsavtalet hör inte dit. Inte heller sekretessavtalet, konsultavtalet eller aktieägaravtalet. Var gränsen går för fullmakter står på sidan om fullmakt.

Vad kostar det att signera anställningsavtal digitalt?

De tre första kontrakten är gratis. Sedan kostar Core 990 kr per år. Business kostar 1 980 kr per användare och år och ger en delad arbetsyta för hela HR-funktionen.

Verifieringen är gratis för alla, också för den som aldrig haft ett konto hos oss. Se priser eller börja med ditt första avtal.