TL;DR
E-signering betyder att du skriver under ett dokument elektroniskt. Det är juridiskt bindande i Sverige och i hela EU enligt eIDAS, EU-förordning 910/2014, och gäller för nästan alla avtal ett företag skriver under: anställningsavtal, sekretessavtal, konsultavtal, offerter och hyresavtal. Några få dokumenttyper har formkrav i lag. Tjänsterna skiljer sig inte i om signaturen är giltig. De skiljer sig i hur väl den går att bevisa den dag någon ifrågasätter den.
E-signering är när någon skriver under ett dokument elektroniskt, och underskriften knyts till dokumentet så att den går att kontrollera efteråt.
eIDAS formulerar det som "uppgifter i elektronisk form som är fogade till eller logiskt knutna till andra uppgifter i elektronisk form och som används av undertecknaren för att skriva under" (artikel 3.10). Definitionen är bred med flit. En inskannad namnteckning, en kryssruta och en signatur med e-legitimation ryms alla i den.
Skillnaden mellan dem syns inte vid signeringen. Den syns när någon bestrider avtalet.
I dagligt tal ingen alls. Orden används om vartannat, av leverantörer och kunder.
Tekniskt finns en skillnad värd att känna till. Elektronisk signatur är den juridiska kategorin, alltså allt som används för att skriva under elektroniskt. Digital signatur är kryptografin under huven, där ett nyckelpar och ett certifikat låser fast innehållet så att ändringar går att upptäcka. De flesta seriösa tjänster använder digital signaturteknik för att skapa den elektroniska signaturen.
Du behöver inte hålla isär orden när du köper. Du behöver veta att det ena beskriver juridiken och det andra tekniken.
Ja. Artikel 25.1 i eIDAS lämnar litet utrymme för tvivel:
"En elektronisk underskrift får inte förvägras rättslig verkan eller giltighet som bevis vid rättsliga förfaranden enbart på grund av att underskriften har elektronisk form eller inte uppfyller kraven för kvalificerade elektroniska underskrifter."
Till det kommer att svensk avtalsrätt inte ställer formkrav för de flesta avtal. Ett avtal blir bindande genom anbud och accept, och formen är fri om inte lagen säger något annat för den specifika dokumenttypen.
Frågan om giltighet har alltså nästan alltid samma svar. Den fråga som avgör något är en annan: hur starkt står beviset om avtalet hamnar i en tvist.
eIDAS delar in signaturer i tre nivåer, och de blandas ihop även av leverantörer som borde veta bättre.
Den enkla elektroniska signaturen (artikel 3.10) är den breda definitionen ovan. Den är giltig, men bevisvärdet vilar helt på vad tjänsten dokumenterar kring signeringen.
Den avancerade elektroniska signaturen (artikel 3.11, med kraven i artikel 26) ska vara unikt knuten till undertecknaren, göra det möjligt att identifiera denne, skapas med medel som undertecknaren kontrollerar, och knytas till dokumentet så att senare ändringar upptäcks. Signering med e-legitimation hamnar normalt här.
Den kvalificerade elektroniska signaturen (artikel 3.12) är en avancerad signatur skapad med en kvalificerad anordning och baserad på ett kvalificerat certifikat. Bara den har enligt artikel 25.2 samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift, och enligt artikel 25.3 ska den erkännas i alla medlemsländer.
En vanlig missuppfattning är att den högsta nivån alltid behövs. Den behövs sällan. Kravet styrs av dokumenttypen och av vad motparten begär, inte av vilken nivå som låter tryggast i en säljpresentation.
Nästan allt ett företag skriver under i vardagen. Anställningsavtal, sekretessavtal, konsultavtal, offerter, ordererkännanden, hyresavtal för lokaler och utrustning, styrelseprotokoll och fullmakter fungerar alla elektroniskt.
Undantagen är få. De som finns bygger på formkrav som lagstiftaren satt av skäl som inte har med tekniken att göra, exempelvis att ett testamente ska vara skriftligt och bevittnat av två personer, eller att vissa handlingar vid fastighetsöverlåtelse ska upprättas på ett bestämt sätt. Är du osäker på en dokumenttyp är det en fråga för jurist, inte för leverantören som säljer signeringen.
Flödet ser i stort sett likadant ut oavsett leverantör:
För avsändaren tar det några minuter. För mottagaren några sekunder. Den skillnaden mot papper är hela affären: avtal blir undertecknade samma dag i stället för samma vecka.
Identifieringen avgör vad signaturen är värd som bevis, och den kan göras olika hårt.
Enklast är e-post och länk, där mottagaren visas ha tillgång till en viss inkorg. Det räcker långt mellan parter som redan känner varandra. En engångskod via sms lägger till något mottagaren har, inte bara något hen kan nå. Starkast i Norden är e-legitimation, där identiteten kontrolleras mot en betrodd utgivare, och där signaturen normalt blir avancerad enligt eIDAS.
I TRUE Sign väljer du mellan BankID och Freja ID. BankID är det svenskarna redan har i telefonen, medan Freja ID fungerar även för motparter utanför Sverige, vilket gör skillnad så snart avtalet korsar en gräns.
Varje steg uppåt kostar friktion hos motparten. Välj nivå efter risken i avtalet.
BankID är inte en signeringstjänst. Det är en e-legitimation, alltså ett sätt att bevisa vem du är, och den används av signeringstjänster som ett av flera sätt att identifiera den som skriver under.
Blandningen är begriplig, eftersom de flesta svenskar möter BankID när de skriver under något och därför kopplar ihop de två. Men rollerna är skilda. Signeringstjänsten hanterar dokumentet, fälten, ordningen mellan undertecknare och förseglingen efteråt, medan e-legitimationen svarar på en enda fråga: är det verkligen den här personen. En signering med BankID uppfyller normalt kraven på en avancerad elektronisk signatur enligt artikel 26 i eIDAS, eftersom identiteten kontrolleras mot en betrodd utgivare och signaturen knyts till dokumentet.
Det betyder också att valet av e-legitimation och valet av signeringstjänst är två beslut, inte ett. En bra signeringstjänst låter dig välja identifiering per dokument i stället för att låsa hela organisationen till en nivå. TRUE Sign stöder både BankID och Freja ID, så nivån kan sättas efter avtalet snarare än efter vad tjänsten råkar ha.
Ja, och det är en av de större vinsterna med elektronisk signering.
eIDAS gäller i hela EU, vilket innebär att en signatur som uppfyller förordningens krav ska godtas i alla medlemsländer, och artikel 25.3 slår uttryckligen fast att en kvalificerad signatur utfärdad i ett medlemsland ska erkännas som kvalificerad i alla andra. För avtal inom unionen är den juridiska grunden alltså densamma oavsett var motparten sitter.
Utanför EU blir bilden mer splittrad. Många länder erkänner elektroniska signaturer men med egna regler, och några få dokumenttyper kräver fortfarande papper i vissa jurisdiktioner. Praktiskt betyder det två saker. Kontrollera vad som gäller för motpartens land vid avtal med stora belopp, och välj en tjänst där motparten kan skriva under utan att först skaffa en svensk e-legitimation. Det är skälet till att TRUE Sign har både BankID och Freja ID: BankID täcker den svenska motparten, Freja ID fungerar internationellt.
Här slutar de flesta leverantörer att prata, och här börjar det som betyder något.
Ett signerat avtal ska hålla i år. Bestrids det behöver tre saker visas: vem som skrev under, vad de skrev under, och att innehållet inte ändrats sedan dess. De två första löser varje seriös tjänst i signeringsögonblicket. Den tredje handlar om tiden efteråt, och den är svårare, eftersom ett dokument vars bevis bara finns i en leverantörs databas är beroende av att leverantören finns kvar, att loggen är orörd och att du fortfarande har ett konto där.
Tekniken som löser det är en kryptografisk hash, ett fingeravtryck av filen. Ändras en bokstav ändras fingeravtrycket. Förankras fingeravtrycket dessutom i en oberoende källa går det att visa långt efteråt att exakt den filen såg ut exakt så vid exakt den tidpunkten, och kontrollen kan göras av vem som helst.
Det är skillnaden mellan ett avtal som är signerat och ett som är bevisbart. Det första räcker tills någon invänder.
Börja i motparten, inte i funktionslistan. Varje installation, konto och inloggning du kräver av den som ska skriva under är signeringar som inte blir av, och den kostnaden syns aldrig i offerten.
Fundera sedan på identifieringsnivå. Räcker e-post för era vanligaste avtal, eller krävs e-legitimation? Kan ni välja per dokument, eller låser tjänsten hela organisationen till en nivå?
Fråga vad som händer med beviset över tid. Ligger det i leverantörens databas har ni ett beroende, inte ett bevis. Fråga också om en utomstående kan kontrollera dokumentet. En motpart, en revisor eller en domstol bör klara det utan konto hos leverantören.
Till sist, räkna på er egen volym. Många tjänster prissätts per användare och månad, vilket blir dyrt för organisationer där många skickar få avtal.
Priset sätts på tre sätt, och modellen betyder mer än kronorna.
Per användare och månad är vanligast bland de stora leverantörerna. Det fungerar när ett fåtal personer skickar många avtal, och blir dyrt när många personer skickar få. Per dokument är enkelt att räkna på vid låg eller ojämn volym, men växer med användningen. Fast pris med ingående volym ligger däremellan, ofta med tillägg per dokument därutöver.
Fråga vad som ingår innan ni jämför listpriser, för de tre sakerna som oftast avgör slutnotan står sällan i prislistan: om identifiering med e-legitimation kostar extra, om det finns tak på antal dokument, och vad det kostar att hämta ut era egna avtal om ni byter leverantör. Den sista glöms nästan alltid bort. Ett lågt månadspris är inte billigt om avtalen blir svåra att ta med sig.
Elektronisk signering är i regel säkrare än papper. Ett pappersavtal kan ändras utan spår efter underskriften, och ingen kan efteråt visa exakt när det skrevs under. Ett elektroniskt signerat dokument låses vid signeringen och förses med tidsstämpel och logg.
För GDPR gäller vanliga regler. Tjänsten behandlar personuppgifter för er räkning, så ni behöver personuppgiftsbiträdesavtal och bör veta var uppgifterna lagras. Fyra frågor räcker långt:
Den sista är svårast att svara på, och avslöjar mest om hur tjänsten är byggd.
TRUE Sign är byggt runt frågan om vad som händer efter signeringen.
Du laddar upp en PDF, motparten öppnar en länk och skriver under i webbläsaren, och det färdiga dokumentet förseglas med ett bevis som följer med filen. Fingeravtrycket förankras så att dokumentet går att kontrollera i efterhand, oberoende av oss.
Det kommer ur att TRUE inte byggdes som ett signeringsverktyg först. Grunden är verifiering av dokument, och samma infrastruktur bär redan hundratusentals utfärdade intyg och diplom. Signering är en ingång till den. Ett signerat avtal kontrolleras därför på samma sätt som allt annat vi utfärdar.
Identifiering sker med BankID eller Freja ID, där det senare även fungerar för motparter utanför Sverige.
Priset är medvetet konkurrenskraftigt, för privatpersoner såväl som för företag.
Är e-signering juridiskt bindande i Sverige?
Ja. Enligt artikel 25.1 i eIDAS får en elektronisk underskrift inte underkännas enbart för att den är elektronisk, och svensk avtalsrätt ställer inga formkrav för de flesta avtal.
Vad är skillnaden mellan e-signering och digital signering?
I dagligt tal ingen. Elektronisk signatur är den juridiska kategorin, digital signatur är kryptografin som ofta används för att skapa den.
Behöver motparten ett konto för att skriva under?
Inte hos de flesta tjänster. Mottagaren öppnar en länk och skriver under i webbläsaren.
Vilken nivå av elektronisk signatur behöver jag?
Nästan alltid enkel eller avancerad. Kvalificerad krävs bara när lag eller motpart uttryckligen begär det.
Kan jag signera med BankID eller Freja ID?
Ja. TRUE Sign stöder båda. BankID används av svenska motparter, och Freja ID fungerar även internationellt.
Vilka dokument kan inte signeras elektroniskt?
De med formkrav i lag, exempelvis testamente och vissa handlingar vid fastighetsöverlåtelse.
Hur vet jag att dokumentet inte ändrats efter signeringen?
Genom dokumentets kryptografiska fingeravtryck. Ändras innehållet ändras fingeravtrycket, och är det förankrat oberoende går kontrollen att göra utan tillgång till leverantörens system.
Hur lång tid tar det att signera?
För mottagaren några sekunder, för avsändaren några minuter att förbereda och skicka.
Spara tid, öka trafiken och insikten och bygg förtroende genom att uppgradera till blockchain-säkrade diplom och kurscertifikat, som är älskade av mottagare och alltid verifierbart autentiska.
Boka en demoInte säker på var du ska börja? Låt oss hjälpa till!
Betrodda av ledande organisationer världen över
