Så automatiserade Berghs School of Communication sina diplom efter tio år med pdf

TL;DR: I tio år skickade Berghs School of Communication sina diplom och kursintyg som pdf-filer bifogade i mejl. Idag sker utfärdandet automatiskt genom TRUE, kopplat till Salesforce, det CRM skolan redan arbetar i, så ingen behöver komma ihåg att skicka något. Berghs pekar på två resultat. Varje intyg håller en betydligt högre nivå av kvalitet och säkerhet, vilket är vad skolans studenter förväntar sig. Och en alumn kan publicera intyget i flera kanaler, vilket marknadsför både alumnen och Berghs.

Berghs School of Communication utbildar kommunikatörer i Stockholm. Alumnerna går ut i en bransch som bedömer en organisation efter hur den presenterar sig, vilket gör det sista dokumentet skolan lämnar över till en märklig sak att låta ligga som en mejlbilaga.

Vad använde Berghs före TRUE?

Pdf-filer i mejl, i tio år. Varje diplom och varje kursintyg gick ut som en fil bifogad i ett meddelande. Det är en process som fungerar. Det är också den process en skola hamnar i när pdf är det enda som erbjuds, inte en som någon valt efter att ha vägt den mot något bättre.

Mats Lundqvist, CTO på Berghs School of Communication, sätter tidsspannet först.

”Efter tio år av att skicka ut diplom och kursintyg som pdf via mejl var vi redo för ett bättre system. Nu är allt automatiserat via TRUE, som är kopplat till vårt CRM, Salesforce.

Med TRUE:s system levererar Berghs äntligen alla våra kursintyg med en betydligt högre nivå av kvalitet och säkerhet, vilket möter våra studenters förväntningar. Det är också enklare för alumner att publicera intyg i flera kanaler, vilket hjälper dem att marknadsföra sig själva, och samtidigt marknadsför Berghs.”

Mats Lundqvist, CTO, Berghs School of Communication

Citatet är översatt från engelska. Originalet är på engelska och står ordagrant på den engelska versionen av den här sidan.

Varför ändra en process som rullat i tio år?

För att tio år med något är tio år av att lära sig var det inte räcker. Det här är inte en skola som aldrig funderat på sina intyg. Den hanterade dem på samma sätt i ett decennium, så när den bytte visste den precis vad det gamla sättet kostade och vad den ville ha i stället. Lundqvist beskriver bytet som att vara redo, inte som en räddning: efter tio år var Berghs redo för ett bättre system.

En pdf i ett mejl har problem som bara blir tydliga över ett sådant spann. Ingen utanför skolan kan bekräfta att filen är äkta, för en pdf går att förfalska som vilken fil som helst. Dokumentet ligger i en enda inkorg och försvinner med den. Och varje intyg är en sak till som en människa måste komma ihåg att göra och skicka.

Hur utfärdas intygen idag?

Automatiskt, ur det system skolan redan driver. Med Lundqvists ord är allt automatiserat via TRUE, som är kopplat till skolans CRM, Salesforce. Den studentuppgift Berghs redan har är det som skapar intyget.

Varför spelar kopplingen till Salesforce roll?

För att den tar bort personen i mitten. I pdf-varianten fanns ett intyg när någon gjort det och skickat det. Nu finns det för att kursen avslutats i Salesforce. Vinsten är inte att ett enskilt intyg kommer fram snabbare. Vinsten är att ett intyg inte längre kan glömmas, fördröjas eller skickas till den adress en kollega skrev fel i slutet av terminen.

Det betyder också att skolan inte behövde ändra hur den arbetar för att komma dit. Berghs behöll Salesforce och lade utfärdandet i det.

Vad förändrades för studenterna?

Kvalitet och säkerhet på varje intyg, och Berghs kopplar båda till vad skolans studenter redan förväntar sig. Lundqvist säger att skolan nu levererar alla sina kursintyg med en betydligt högre nivå av kvalitet och säkerhet, och att det möter de förväntningarna.

Förväntningen är det som är värt att lägga märke till. Studenter på en kommunikationsskola jämför inte sitt diplom med det diplom de hade fått för fem år sedan. De jämför det med allt annat digitalt som når dem, och där förlorar en mejlbilaga.

Kan ett kursintyg vara en marknadsföringskanal?

Ja, och det är argumentet de flesta skolor aldrig har gjort. Lundqvist gör det rakt ut: det är enklare för alumner att publicera intygen i flera kanaler, vilket hjälper dem att marknadsföra sig själva och samtidigt marknadsför Berghs.

Läs riktningen i den meningen. Skolan beskriver inte en tjänst den gör alumnerna. Den beskriver något den får tillbaka. Varje alumn som publicerar ett Berghs-intyg är en kommunikatör, offentligt, som berättar var hen utbildade sig. Skolan får det ur ett dokument den ändå måste producera.

En pdf klarar inte det, och inte för att den ser tråkig ut. Den kommer fram i just det ögonblick en alumn helst vill berätta vad hen gjort, och sedan ligger den i en inkorg där ingen annan någonsin ser den. Ett verifierbart intyg med egen adress kan läggas upp, länkas och kontrolleras av vem som helst. Samma prestation, ett annat antal människor som får veta om den. Det är det som gör det till ett verifierbart credential, ett bevis en tredje part kan bekräfta utan att kontakta skolan.

Vad har det här caset gemensamt med andra TRUE-kunder?

Samma mönster. En organisation kör en manuell process till dess kostnad är obestridlig, och automatiserar sedan utfärdandet i stället för att lägga fler människor på det. Di Close hade en individ som satt med medlemscertifikaten nära heltid innan de bytte. Berghs skickade pdf i mejl i tio år. Ingen av dem misskötte uppgiften. Båda hade gjort den tillräckligt länge för att veta att den inte skulle hålla.

Läs mer

Berghs School of Communication publicerar sina program och kurser på sin egen webbplats: Berghs School of Communication. Vi har nämnt Berghs bland de skolor som utfärdar diplom och kursintyg med TRUE i vår egen text om digitala dokument i utbildning: TRUE möjliggör hållbarhet, utbildning och betrodda samarbeten. En annan TRUE-kund som automatiserade sina intyg när den manuella varianten inte gick ihop: Di Close.

Vanliga frågor

Vad använde Berghs School of Communication före TRUE?

Pdf-filer i mejl. I tio år gick varje diplom och varje kursintyg ut som en fil bifogad i ett meddelande, och det är det skolans CTO, Mats Lundqvist, nämner först när han förklarar bytet.

Hur länge skickade Berghs sina intyg som pdf?

I tio år. Lundqvist sätter decenniet först i sin egen beskrivning: efter tio år av att skicka ut diplom och kursintyg som pdf via mejl var Berghs redo för ett bättre system.

Är TRUE kopplat till de system Berghs redan använder?

Ja. Utfärdandet är automatiserat genom TRUE, kopplat till Salesforce, det CRM Berghs redan arbetar i. Intyget följer ur den studentuppgift skolan ändå har, så ingen behöver komma ihåg att göra och skicka det.

Vad förändrades för studenterna, enligt Berghs?

Kvalitet och säkerhet. Skolans CTO säger att Berghs nu levererar alla sina kursintyg med en betydligt högre nivå av kvalitet och säkerhet, och att det möter studenternas förväntningar.

Hur hjälper ett kursintyg skolan som utfärdat det?

Genom att alumnen publicerar det. Berghs CTO säger att det är enklare för alumner att publicera intygen i flera kanaler, vilket hjälper dem att marknadsföra sig själva och samtidigt marknadsför Berghs. En pdf i en inkorg når ingen annan än den som förtjänat den.